Ako spravovať skupiny a tímy v Microsoft 365 bez vlastníkov

Ako IT expert viete, že skupiny a tímy v Microsoft 365 môžu byť skvelým spôsobom, ako riadiť projekty a spolupracovať s kolegami. Viete však aj to, že bez správneho manažmentu sa tieto skupiny a tímy môžu rýchlo stať neposlušnými a neovládateľnými. V tomto článku vám ukážeme, ako spravovať skupiny a tímy v Microsoft 365 bez vlastníkov, aby ste mohli svoje projekty sledovať a aby boli vaši kolegovia spokojní.

Jednou z najdôležitejších vecí pri správe skupín a tímov v Microsoft 365 je stanoviť jasné očakávania pre členov skupiny. Uistite sa, že každý chápe, aké sú jeho úlohy a povinnosti v rámci skupiny. Pomôže to predísť zmätku a zabezpečiť, aby boli všetci na rovnakej stránke.

Ďalším dôležitým tipom je udržiavať svoje skupiny a tímy organizované. To znamená vytvoriť jasné a stručné konvencie pomenovania pre vaše skupiny a tímy, ako aj uchovávať súbory projektu a dokumenty organizované na centrálnom mieste. Tým, že budete mať svoje skupiny a tímy organizované, uľahčíte každému nájsť potrebné informácie a udržať si prehľad.

Na záver nezabudnite pravidelne komunikovať s členmi vašej skupiny. Informujte ich o svojom pokroku a požiadajte ich o spätnú väzbu. Pomôže to vybudovať dôveru a udržať členov vašej skupiny zapojených do vášho projektu. Podľa týchto tipov môžete úspešne spravovať skupiny a tímy v Microsoft 365 bez vlastníkov.

V skupine Microsoft 365 môže spravovať a vykonávať potrebné zmeny aspoň jedno konto správcu. Ak sa však konto vlastníka odstráni v Microsoft 365, tím v Microsoft Teams alebo Microsoft 365 Group a jeho pridružené služby sa môžu stať sirotami. Aj keď sa nedá nič urobiť, ak bol vlastník skupiny odstránený, je možné urobiť primitívne opatrenie. Tento príspevok vám ukáže, čo môžete urobiť spravovať nevlastnené skupiny a tímy Microsoft 365 .

Ako spravovať skupiny a tímy v Microsoft 365 bez vlastníkov

Globálny správca, správca servera Exchange alebo správca skupiny môže vytvoriť politiku, ktorá sa automaticky pýta najaktívnejších členov skupiny alebo skupiny bez vlastníkov, či prevezmú vlastníctvo. Ak člen prijme pozvanie, stáva sa vlastníkom.

Čo je možné špecifikovať pre politiku

• Ak chcete obmedziť, kto môže byť pozvaný ako vlastník, zadaním bezpečnostnej skupiny
• Adresa odosielateľa upozornenia
• Počet týždňov, počas ktorých sa budú odosielať upozornenia
• Ktoré skupiny alebo tímy sú súčasťou politiky
• Hostia nie sú nikdy pozvaní, aby sa stali hostiteľmi.
• Upozornenia sa odosielajú týždenne, počnúc 24 hodinami od vytvorenia politiky. Príjemcovia nemôžu posielať upozornenia iným.
• Oznámenia a odpovede sa sledujú v denníku auditu.
• Akcia je zaznamenaná v protokole auditu portálu súladu.
• Pozvanie a stať sa vlastníkom môžu prijať až dvaja členovia skupiny.

Kroky na vytvorenie politiky

• V centre spravovania prejdite na ukázať všetko > nastavenie > nastavenia organizácie, a ďalej Služby kartu, vyberte Skupiny Microsoft 365 .
• Vyberte Ak neexistuje vlastník, pošlite e-mail a požiadajte aktívnych členov skupiny, aby sa stali vlastníkmi začiarkavacie políčko.
• Povedzme, že chcete zachovať predvolené konfiguračné nastavenia; Vyberte si Uložiť. Inak , Vyberte si Prispôsobiť politiku a postupujte podľa nasledujúcich krokov.
• Zapnuté Možnosti týždenných upozornení na stránke uveďte, kto môže dostávať oznámenia o vlastníckych právach. Ak povolíte alebo zablokujete určitých členov, nájdite a pridajte skupinu zabezpečenia, ktorú chcete použiť.
• Zadajte počet aktívnych členov, ktorých chcete upozorniť, a vyberte počet týždňov na odoslanie upozornenia. (Zoznam upozornení sa vytvorí počas prvého upozornenia a nemení sa.) Vyberte Ďalšie .
• Zapnuté Od koho je tento list? vyberte odosielateľa e-mailovej správy a potom vyberte Ďalšie . Upozorňujeme, že zdieľané poštové schránky nie sú podporované. Odosielateľom musí byť poštová schránka používateľa alebo skupinová poštová schránka.
• Zapnuté Predmet a správa stránku, nastaviť e-mail a v prípade potreby povoliť adresa URL smernice o pravidlách a potom vyberte Ďalšie .
• Zapnuté Vyberte skupiny na zacielenie stránku, vyberte Špecifické skupiny a vyberte skupiny a tímy, ktoré chcete zahrnúť do tejto politiky, alebo vyberte Všetky skupiny .
• Vyberte si Ďalšie .
• Zapnuté Kontrola a dokončenie potvrďte svoje nastavenia a kliknite Koniec a potom vyberte Vyrobené.

Čo sa stane, ak sa členovia skupiny v oznámení vzdajú vlastníctva?

Ak všetci členovia odmietnu prevziať vlastníctvo na portáli Microsoft Purview Compliance Portal, a to aj po viacerých výzvach, správcovia môžu v protokole auditu zistiť, ktorá skupina, ktorá nie je vlastnená, je v tichom režime výberom ikony Bezobslužná sirotská skupina činnosť. Zverejnite toto, správcovia budú musieť kontaktovať skupiny priamo a presvedčiť niekoho, aby prevzal zodpovednosť. Keď niekoho nájdu, môžu z neho urobiť správcu skupiny alebo tímu.

Čítať : Systémové požiadavky Microsoft 365.

Politika pre skupinu bez vlastníka je nakonfigurovaná, ale žiadny člen nie je upozornený.

V tejto politike je krok, ktorý správca nemusí konfigurovať − Od koho je tento list? Musíte sa uistiť, že odosielateľ používa poštovú schránku používateľa alebo skupinovú poštovú schránku. Upozornenie sa neodošle, ak ste nakonfigurovali iného odosielateľa ako poštovú schránku používateľa alebo skupiny. Pre ďalšie potvrdenie môže správca skontrolovať protokol auditu a zistiť, či boli odoslané skupinové e-mailové upozornenia.