Ako označiť dokumenty v Sharepoint Office 365?

Hľadáte spôsob, ako usporiadať svoje dokumenty v SharePoint Office 365? Označovanie dokumentov je efektívny spôsob, ako organizovať dokumenty a uľahčiť vám ich vyhľadávanie, keď ich potrebujete. V tomto článku budeme diskutovať o osvedčených postupoch označovania dokumentov v SharePoint Office 365 a o tom, ako začať. Čítajte ďalej a dozviete sa viac o tomto jednoduchom, no výkonnom organizačnom nástroji.

• Otvorte knižnicu SharePoint obsahujúcu dokumenty.
• Vyberte dokument alebo dokumenty, ktoré chcete označiť.
• Kliknite na ikonu „Označiť dokument“.
• Zadajte značky, ktoré chcete pridať do dokumentu.
• Kliknutím na tlačidlo „Uložiť“ značky uložíte.

Ako označovať dokumenty v SharePoint Office 365

Označovanie dokumentov v SharePoint Office 365 je efektívny spôsob, ako zefektívniť správu dokumentov a zabezpečiť, aby sa dokumenty dali ľahko nájsť a mali k nim prístup. So správnou stratégiou označovania môžu používatelia rýchlo vyhľadávať a nájsť dokumenty, ktoré potrebujú, s minimálnym úsilím. Tento článok poskytuje podrobný prehľad o označovaní dokumentov v SharePoint Office 365.

Čo je označovanie dokumentov?

Označovanie dokumentov je proces priraďovania kľúčových slov alebo značiek k dokumentom za účelom ich kategorizácie a organizácie. Značky sa zvyčajne používajú na popis obsahu, účelu a publika dokumentu, čo umožňuje efektívnejšie vyhľadávanie a získavanie. To môže byť výhodné najmä pre organizácie, ktoré majú veľké množstvo dokumentov a potrebujú jednoduchý spôsob, ako ich usporiadať.

Výhody označovania dokumentov v SharePoint Office 365

Označovanie dokumentov v SharePoint Office 365 môže ponúknuť množstvo výhod, ako napríklad:

• Lepšia organizácia: Označovanie dokumentov umožňuje používateľom rýchlo a jednoducho vyhľadávať a získavať dokumenty, ktoré potrebujú.
• Vylepšená produktivita: Uľahčením vyhľadávania dokumentov sa môže znížiť množstvo času stráveného ich hľadaním.
• Vylepšené zabezpečenie: So správnou stratégiou označovania môžu mať používatelia väčšiu istotu, že citlivé dokumenty sú uložené bezpečne.

Ako označovať dokumenty v SharePoint Office 365

Označovanie dokumentov v SharePoint Office 365 je jednoduchý proces, ktorý možno dokončiť v niekoľkých krokoch. Tu je podrobný sprievodca, ktorý vám pomôže začať:

• Krok 1: Prihláste sa do svojho účtu SharePoint.
• Krok 2: Otvorte knižnicu dokumentov, do ktorej chcete označiť dokumenty.
• Krok 3: Vyberte dokument, ktorý chcete označiť.
• Krok 4: Kliknite na možnosť Značky a poznámky v ponuke s nástrojmi.
• Krok 5: Zadajte značky, ktoré chcete dokumentu priradiť.
• Krok 6: Kliknutím na tlačidlo Uložiť uložte značky.
• Krok 7: Zopakujte kroky pre každý dokument, ktorý chcete označiť.

Osvedčené postupy pre označovanie dokumentov v SharePoint Office 365

Pri označovaní dokumentov v SharePoint Office 365 je dôležité mať na pamäti nasledujúce osvedčené postupy:

vypnúť upozornenia

• Vytvorte konzistentný systém označovania: Vytvorte štandardizovaný systém označovania, ktorý sa dá ľahko pochopiť a používať.
• Používajte jasné a popisné značky: Používajte značky, ktoré jasne a presne popisujú obsah, účel a publikum dokumentu.
• Udržujte značky aktuálne: Pravidelne kontrolujte a aktualizujte značky, aby ste zaistili, že zostanú relevantné a presné.
• Zabezpečte správnu bezpečnosť: Zabezpečte, aby k značkám mohli pristupovať a upravovať ich iba autorizovaní používatelia.

Ako používať značky v SharePoint Office 365

Po označení dokumentov môžu používatelia využiť možnosti vyhľadávania a filtrovania v SharePoint Office 365. Používatelia môžu napríklad použiť možnosť Filtrovať podľa značiek na rýchle vyhľadanie dokumentov so špecifickými značkami. Používatelia môžu navyše využiť možnosť Hľadať podľa značiek na vyhľadanie dokumentov, ktoré obsahujú určité kľúčové slová alebo frázy.

Ako spravovať značky v SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 tiež poskytuje používateľom možnosť spravovať značky a zabezpečiť, aby zostali organizované a aktuálne. Na správu značiek môžu používatelia použiť možnosť Spravovať značky v ponuke pásu. To umožňuje používateľom vytvárať, upravovať a odstraňovať značky podľa potreby.

Ako zobraziť značky v SharePoint Office 365

Na zobrazenie značiek v SharePoint Office 365 môžu používatelia použiť možnosť Zobraziť značky v ponuke pásu. Tým sa otvorí zoznam všetkých štítkov spojených s dokumentom, čo uľahčuje rýchle prezeranie a úpravu štítkov podľa potreby.

Záver

Označovanie dokumentov v SharePoint Office 365 je efektívny spôsob, ako zefektívniť správu dokumentov a zabezpečiť, aby sa dokumenty dali ľahko nájsť a mali k nim prístup. Tým, že si nájdu čas na implementáciu stratégie označovania a dodržiavajú osvedčené postupy označovania, môžu používatelia využiť možnosti vyhľadávania a filtrovania v SharePoint Office 365 na rýchle vyhľadanie dokumentov.

Súvisiace často kladené otázky

Čo je označovanie SharePointu?

Označovanie SharePointu je proces pridávania štítkov alebo štítkov k dokumentom s cieľom ich klasifikovať a usporiadať. Tieto značky umožňujú používateľom rýchlo nájsť dokumenty a iný obsah, ktorý súvisí s určitou témou alebo projektom. Štítky môžu do dokumentov pridávať manuálne používatelia alebo ich môže automaticky pridať samotný SharePoint. Značky možno zdieľať aj na viacerých lokalitách SharePoint, čo uľahčuje vyhľadávanie a vyhľadávanie dokumentov.

Označovanie SharePoint tiež pomáha zvýšiť interakciu používateľov s obsahom. Tým, že používateľom umožníte rýchlo nájsť obsah, ktorý súvisí s ich záujmami, je väčšia pravdepodobnosť, že sa zapoja a zostanú na stránke dlhšie. To môže viesť k zvýšenému prijatiu SharePointu používateľmi a celkovo k zlepšeniu používateľskej skúsenosti.

Ako označím dokumenty v SharePoint Office 365?

Označovanie dokumentov v SharePoint Office 365 je jednoduché. V knižnici dokumentov vyberte dokument, ktorý chcete označiť. Potom kliknite na ikonu značiek a poznámok na páse s nástrojmi. Tým sa otvorí okno, kde môžete zadať značky, ktoré chcete použiť. Ku každému dokumentu môžete pridať viacero značiek a tieto značky budú viditeľné pre každého, kto má k dokumentu prístup.

Po pridaní štítku ho možno použiť na rýchle vyhľadanie súvisiacich dokumentov v knižnici. Ak chcete vyhľadať dokumenty s konkrétnou značkou, jednoducho zadajte názov značky do vyhľadávacieho poľa. SharePoint potom zobrazí zoznam všetkých dokumentov s touto značkou. To uľahčuje vyhľadávanie dokumentov, ktoré súvisia s konkrétnou témou alebo projektom.

rozšírenie chrome pre rodičovskú kontrolu

Aké sú výhody označovania dokumentov v SharePoint Office 365?

Označovanie dokumentov v SharePoint Office 365 ponúka množstvo výhod. Po prvé, umožňuje používateľom rýchlo vyhľadávať súvisiace dokumenty a obsah. Používatelia tak môžu ľahšie nájsť potrebné informácie bez toho, aby museli tráviť čas manuálnym preosievaním viacerých dokumentov.

Po druhé, označovanie dokumentov tiež pomáha zlepšiť zapojenie používateľov. Tým, že používateľom umožníte rýchlo nájsť súvisiaci obsah, je pravdepodobnejšie, že zostanú na stránke dlhšie a viac sa zapoja do obsahu. Pomáha to zvýšiť osvojenie SharePointu používateľmi a zlepšuje celkovú používateľskú skúsenosť. Napokon, označovanie dokumentov tiež pomáha organizovať dokumenty a obsah, čo používateľom uľahčuje nájsť to, čo potrebujú.

Ako môžem spravovať značky v SharePoint Office 365?

Správa značiek v SharePoint Office 365 je jednoduchá. Ak chcete spravovať značky, otvorte knižnicu, v ktorej chcete značky spravovať. Potom kliknite na ikonu značiek a poznámok na páse s nástrojmi. Tým sa otvorí okno, v ktorom môžete prezerať, pridávať a odstraňovať značky. Môžete tiež premenovať existujúce značky a pridať poznámky ku každej značke.

Okrem toho si môžete zobraziť zoznam dokumentov, ktoré sú priradené ku každej značke. To vám umožní rýchlo nájsť dokumenty, ktoré súvisia s určitou témou alebo projektom. V tomto okne môžete tiež pridávať štítky k dokumentom, čo uľahčuje rýchle pridávanie štítkov do viacerých dokumentov naraz.

Môžem zdieľať značky na viacerých lokalitách SharePoint?

Áno, značky môžete zdieľať na viacerých lokalitách SharePoint. Ak to chcete urobiť, otvorte knižnicu, v ktorej chcete značky zdieľať. Potom kliknite na ikonu značiek a poznámok na páse s nástrojmi. Tým sa otvorí okno, v ktorom môžete prezerať, pridávať a odstraňovať značky.

Ak chcete značku zdieľať, kliknite na tlačidlo zdieľania vedľa značky. Otvorí sa okno, v ktorom môžete vybrať lokality SharePoint, s ktorými chcete značku zdieľať. Po výbere lokalít kliknite na zdieľanie a zdieľajte značku s týmito lokalitami. To umožňuje používateľom rýchlo nájsť dokumenty, ktoré súvisia s určitou témou alebo projektom, bez ohľadu na to, na ktorej lokalite SharePoint sa nachádzajú.

Môžem automaticky označiť dokumenty v SharePoint Office 365?

Áno, môžete automaticky označiť dokumenty v SharePoint Office 365. Ak to chcete urobiť, otvorte knižnicu, do ktorej chcete pridať značky. Potom kliknite na ikonu značiek a poznámok na páse s nástrojmi. Tým sa otvorí okno, v ktorom môžete prezerať, pridávať a odstraňovať značky.

antimalwarová služba spustiteľná veľká pamäť

Po vytvorení značiek, ktoré by ste chceli použiť, môžete nastaviť automatický pracovný postup označovania. Tento pracovný postup automaticky pridá štítky do dokumentov, keď sa nahrávajú alebo upravujú. To uľahčuje zabezpečenie toho, aby boli dokumenty vždy správne označené a usporiadané. Automatizovaný pracovný postup je možné nastaviť tak, aby sa spúšťal podľa špecifického plánu alebo sa spúšťal špecifickými udalosťami.

Označovanie dokumentov v SharePoint Office 365 je neuveriteľne užitočný spôsob, ako si udržať poriadok a rýchlo nájsť dokumenty. Pomocou niekoľkých jednoduchých krokov môžete rýchlo nastaviť štítky a okamžite ich použiť na dokumenty. To môže pomôcť zjednodušiť správu dokumentov a tiež zabezpečiť, aby každý v kancelárii mohol rýchlo nájsť dokumenty, ktoré potrebuje. So službou SharePoint Office 365 môžete spravovať dokumenty hračkou.