Ako odosielať hromadné e-mailové správy v programe Outlook pomocou hromadnej korešpondencie

Ak chcete odosielať hromadné e-mailové správy v programe Outlook, môžete tak urobiť pomocou funkcie hromadnej korešpondencie. Táto príručka vám ukáže, ako nastaviť a používať hromadnú korešpondenciu na odosielanie hromadných e-mailov v programe Outlook.

Najprv budete musieť vytvoriť zoznam príjemcov v súbore CSV. Tento súbor bude obsahovať e-mailové adresy všetkých, ktorým chcete poslať správu. Keď máte súbor CSV, otvorte ho v Exceli a uložte ako textový súbor oddelený tabulátormi.

Potom otvorte Outlook a vytvorte novú správu. V správe kliknite na kartu „Vložiť“ a potom kliknite na položku „Priložiť súbor“. Vyberte súbor CSV a kliknite na položku Vložiť.

odinštalovať Windows Live Essentials Windows 10

Teraz kliknite na tlačidlo „Komu“ a vyberte „Príjemcovia hromadnej korešpondencie“. Vyberte súbor CSV a kliknite na položku Otvoriť. Z možností hromadnej korešpondencie vyberte „Komu“ a kliknite na „OK“.

Nakoniec napíšte správu a kliknite na „Dokončiť a zlúčiť“. Outlook teraz odošle váš hromadný e-mail na všetky adresy vo vašom súbore CSV.

Hromadná zásielka je dôležitá digitálna marketingová stratégia používaná na zvýšenie predaja a propagácie značky. V dnešnej dobe je e-mailová marketingová kampaň nevyhnutná na to, aby reklama oslovila veľký zoznam zákazníkov a dosiahla ciele organizácie. Mimo podnikania môže nastať niekoľko príležitostí, kedy možno budete chcieť poslať hromadné pozvánky, bulletiny a oznamovacie e-maily na mnohé adresy.

Väčšina e-mailových účtov však podporuje iba obmedzený počet príjemcov na e-mailovú správu. Navyše príprava jednotlivých listov mnohým ľuďom zaberie veľa času. Hoci existuje veľa služieb, ktoré ponúkajú zjednodušený spôsob odosielania hromadných e-mailov, najlepším spôsobom, ako vytvoriť prispôsobenú e-mailovú správu, je použiť Spájanie písmen zvláštnosť Microsoft Word s Microsoft Outlook .

Na rozdiel od vysielania e-mailu veľkému počtu ľudí, hromadná korešpondencia zachováva rovnakú správu vo viacerých e-mailoch, ale meno a e-mailová adresa sú jedinečné s vlastnými podrobnosťami pre každého príjemcu. Inými slovami, zlúčením sa každý príjemca e-mailovej správy stane jediným príjemcom.

Čo je funkcia hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word

Hromadná korešpondencia je výkonná funkcia podporovaná väčšinou aplikácií. Umožňuje vám vytvárať dávky personalizovaných e-mailových správ z e-mailov a automaticky extrahuje adresy viacerých príjemcov z databázy, aby sa uľahčila hromadná korešpondencia. Hromadná korešpondencia v podstate znamená spojenie pošty a dokumentu. Hromadnú korešpondenciu podporujú všetky programy balíka Microsoft Office. Microsoft Word vám umožňuje vkladať obsah zo zdrojov údajov, ako je databáza Access, tabuľka Excel atď., do dokumentov programu Word pomocou funkcie hromadnej korešpondencie. Pritom môže Microsoft Outlook využiť možnosť hromadnej korešpondencie programu Microsoft Word na odosielanie hromadných personalizovaných e-mailov viacerým kontaktom.

Ak chcete odosielať hromadné e-maily v programe Outlook pomocou hromadnej korešpondencie, musíte najprv použiť program Microsoft Word na vytvorenie viacerých trvalých dokumentov s pevným obsahom, t. j. telo e-mailovej správy, a potom pridať jedinečné informácie pre jednotlivé dokumenty, ako je meno alebo adresa. príjemcov, ktorý sa zvyčajne preberá zo zdroja údajov, ako je kontakt programu Outlook, tabuľka Excel alebo prístupová databáza. Hromadná korešpondencia zahŕňa prípravu vašich hlavných dokumentov, vytvorenie zdroja údajov pre váš zoznam adries, definovanie zlučovacích polí, priradenie zoznamu adries k dokumentu, ukladanie a odosielanie personalizovaných e-mailových správ. V tomto článku vysvetľujeme, ako odosielať hromadné e-maily v programe Outlook pomocou hromadnej korešpondencie.

Pripravte zoznam adresátov na zlúčenie

spustiť Microsoft Outlook a kliknite na Domov tab

V spodnej časti stránky domovskej karty kliknite na Ľudia pre zobrazenie zoznamu kontaktov.

Vyberte kontaktnú adresu, na ktorú chcete odoslať hromadnú správu.

Teraz prejdite na Akcie Zoskupiť sa Domov tab a kliknite Spájanie písmen.

editor fotografií faststone

V dialógovom okne Kontakty hromadnej korešpondencie kliknite na prepínač s možnosťou Iba vybrané kontakty pod Kontakty posielať e-maily iba vybranému kontaktu. V opačnom prípade kliknite na prepínač s možnosťou Všetky kontakty v aktuálnom zobrazení .

Potom vyberte prepínač s možnosťou nový dokument pod súborom dokumentov

V rámci možnosti zlúčenia vyberte typ dokumentu ako Z písmen , Zlúčiť ako Emailová adresa a do poľa predmetu správy zadajte predmet svojho e-mailu.

Kliknite Dobre aplikujte nastavenia a Outlook spustí Microsoft Word, aby ste mohli napísať trvalú správu.

Vytvorte prispôsobenú e-mailovú správu pomocou programu Microsoft Word

Outlook spustí Microsoft Word.

Na uvítacom paneli zadajte adresu, napríklad typ, ahoj, a potom kliknite Vložiť zlučovacie pole vo Feildovej skupine „Napísať a prilepiť“.

Vyberte možnosť názov z rozbaľovacej ponuky a Microsft Word pridá pole e-mailu<>vedľa pozdravu.

Do dokumentu môžete pridať ďalšie polia zo zoznamu príjemcov, napríklad priezvisko, domáci telefón, názov spoločnosti atď. Po dokončení procesu hromadnej korešpondencie word automaticky nahradí e-mailové polia skutočnými informáciami z vášho zoznamu príjemcov.

Posielajte e-mailové správy

Keď si pripravíte svoj e-mail, kliknite Spustiť prichádzajúcu poštu možnosť a vyberte Elektronické správy z rozbaľovacej ponuky.

Teraz kliknite na Dokončiť a zlúčiť tlačidlo a vyberte posielať e-mailové správy z rozbaľovacej ponuky.

Zobrazí sa dialógové okno Zlúčiť do e-mailu. Vyberte tu Emailová adresa pre Možnosti správy Komu a vyberte HTML pre Poštový formát.

V sekcii „Odoslať záznamy“ vyberte prepínač Všetky ak chcete odoslať všetky e-maily naraz, alebo vyberte možnosť aktuálny záznam posielať iba aktuálne e-maily.

Kliknite Dobre tlačidlo.

Potom Microsoft Word automaticky zlúči e-maily a odošle personalizované e-maily na každú adresu.

Stojí za zmienku, že vyššie uvedená funkcia sa používa iba na odoslanie e-mailu. K e-mailu nemôžete prikladať súbory a nemôžete posielať kópie alebo skryté kópie iným príjemcom prostredníctvom e-mailu.

Windows 8 zmeniť farbu prihlasovacej obrazovky

Ak chcete potvrdiť odosielanie e-mailov, prejdite na svoje Outlook a skontrolujte svoje odoslané položky na zobrazenie odoslaných správ.

Dúfame, že sa vám táto funkcia bude páčiť!